Elle permet de respecter la vie des personnes en évitant de rendre ces documents accessibles à quiconque. Découvrez de façon précise les différents types de destructeur de documents sur le marché, les diverses marques et le meilleur moyen pour faire son choix.
Meilleures ventes de destructeurs de documents en 2024
Utilité d’un destructeur de documents
Lorsqu’une entreprise ou une société porte en sa possession des données, que ça soit une facture, un devis, des documents administratifs, elle se doit de les détruire pour qu’ils ne se retrouvent pas en la possession d’un tiers. Les poubelles à papier ne sont pas une bonne solution puisqu’il existe des risques que des personnes entrent en possession de ces informations.
Avec le nouveau règlement de mai 2018, Règlement européen Général sur la Protection des Données (RGPD), les entreprises se voient contraintes de détruire les données personnelles c’est-à-dire les documents dans lesquels des informations personnelles sont consignées et qui n’ont aucune utilité pour l’entreprise.
Il serait beaucoup plus économique pour chaque entreprise de s’équiper de son propre destructeur de documents. En plus de cela il va falloir se munir d’un registre de données pour renseigner tous les documents détruits afin de retrouver une preuve de cette action.
Les normes des destructeurs de documents, on en parle ?
DIN 66399 est la norme qui s’applique aux destructeurs de documents, elle énonce les divers niveaux de sécurité à observer pour la destruction des documents.
Classe 1 : sécurité normale
- Dans la classe 1-P1 : largeur de découpe est de 12mm au plus.
- Dans la classe 1-P2 : les bandes de largeurs 6mm maximum
- Dans la classe 1-P3 : largeur maximale qui est de 2mm
Classe 2 : cette classe est un niveau de sécurité élevé. Ici, le respect et la lutte contre la divulgation des données sont primordiaux. Ces documents pouvant représenter un grand risque pour la société ou pour la personne. P4 ou P5
Classe 3 : Ce niveau est le niveau de protection de données la plus élevée.
Fonctionnement d’un destructeur de documents
Le destructeur de documents est un appareil composé d’un mécanisme permettant de découper les documents en papier afin de les rendre illisibles et d’une corbeille pour recueillir les feuilles détruites. Ce mécanisme fonctionne soit de façon manuelle soit de façon électrique. Tous les destructeurs de documents n’ont pas la même capacité pour détruire et contenir les feuilles. Il faut donc tenir compte de ce critère avant de vous procurer l’appareil.
Le haut de l’appareil est doté d’un couvercle par lequel les papiers à détruire sont introduits. Il existe à l’intérieur un dispositif composé de dents qui tournent. Lorsque les papiers touchent la tête de la coupe, un élément est activé et les dents se mettent en activité et prennent les papiers pour les détruire. Les découpes atterrissent dans la corbeille qu’il faudra vider une fois pleine.
Comment trouver un bon destructeur de documents le moins cher possible ?
Le prix d’un destructeur de documents dépend de l’appareil. Pour un petit appareil avec une faible capacité, vous pouvez avoisiner la vingtaine ou la trentaine d’euros. Il peut varier jusqu’à atteindre plusieurs centaines d’euros. Un appareil qui coûte la trentaine d’euros aura une petite corbeille, et aura une faible charge de papier à détruire. On peut considérer qu’un destructeur de papier n’est pas onéreux lorsqu’il coûte moins de 70 à 75€.
Si vous recherchez un appareil moins cher, vous devez donc vous procurez les modèles les plus basiques avec la capacité de la corbeille assez faible. Vous pourrez si vous avez absolument besoin d’un appareil de grande capacité, recherchez les promos pour vous en procurer.
Les différents types de coupe des documents
Pour détruire les documents, il est possible que l’appareil le fasse en coupe droite ou en coupe croisée. En coupe droite, les feuilles détruites sont en forme de bandes, ce niveau de sécurité est assez faible. La coupe croisée par contre offre un niveau de sécurité beaucoup plus élevé, les feuilles sont détruites de façon verticale et horizontale.
Les différents types de destructeurs de documents
Il existe trois catégories dans lesquelles sont classés les destructeurs de documents.
Destructeur de documents coupe droite
Ce type de destructeur offre un niveau de sécurité assez faible, il détruit les feuilles, mais l’ensemble peut toujours être lisible si les bandes sont rassemblées. Il est destiné à un usage privé, dans le bureau chez vous par exemple.
Destructeur de documents coupe croisée
Lorsque les documents à détruire sont considérés comme étant confidentiels, il est indispensable d’opter pour ce type de destructeur puisqu’il offre une excellente sécurité, les documents détruits ne peuvent en aucun cas être reconstitués et être lisibles.
Destructeur de documents professionnel
Ces appareils sont assez grands avec une grande capacité de la corbeille. Ils sont à même de détruire beaucoup de documents à la fois en de petites particules. Ils sont souvent à roulette pour faciliter la vidange au moment venu.
Les différents niveaux de sécurité des destructeurs de documents
Selon la norme internationale, il existe sept niveaux de sécurité. Il s’agit de DIN suivi d’un code de lettre et de chiffre. Par exemple DIN P-6. La lettre « P » pour parler de Papier, puis le chiffre qui correspond au niveau de sécurité.
Le niveau 1 et 2 correspondent au niveau de sécurité pour documents peu sensibles, le niveau 3 pour un document qu’on souhaite rendre illisible, P4 pour document sensibles qui doit être illisible. Niveau 5 pour documents confidentiels, niveau 6 pour documents top-secret et le niveau 7 pour documents top-secret qui ne doit pas être reconstitué. Il faut savoir que plus le niveau de sécurité monte plus la taille des feuilles détruites diminue.
Comment entretenir un destructeur de documents ?
Un destructeur de documents n’a pas besoin d’entretien exceptionnel. Il suffit de bien respecter le mode d’emploi, aussi il existe des modèles avec entretien automatique. Le plus important est de pouvoir vider la corbeille aussi souvent que le besoin se fait sentir.
Il faut aussi lubrifier les cylindres de l’appareil, ce qui n’est pas du tout difficile à réaliser. Il faut mettre sur la largeur d’un papier A4, un filet d’huile puis la placer dans la machine. Il est également vendu des feuilles lubrifiantes pour destructeur de documents.
Comment débloquer un destructeur de documents ?
Il arrive qu’en pleine utilisation le destructeur se bloque. Il faut donc le débloquer, certains appareils possèdent l’option anti-bourrage et d’autres non. Lorsque l’appareil ne possède pas cette option pas de panique, vous n’aurez qu’à éteindre l’appareil, la débrancher puis vider la corbeille. Ouvrir l’appareil et à l’aide de pince attraper les petits papiers coincés dans le destructeur. Il faut éviter à tout prix de vouloir enlever les morceaux de papier avec les doigts.
Il faut veiller à ne pas dépasser la capacité de l’appareil en mettant trop de feuilles à la fois dans le destructeur.
Comment choisir son destructeur de documents ?
Afin de vous procurer un destructeur de documents répondant à vos besoins, vous devez absolument tenir compte de certains critères.
Récapitulatif des meilleurs destructeurs de documents
Amazon Basics destructeurs de documents
Ce destructeur de documents est très simple à utiliser, il détruit rapidement les documents et bien plus que du papier. Il détruit les cartes en plastique, les cartes de crédit, etc. Sa particularité est qu’il réalise une coupe croisée pour sécuriser les informations contrairement à la coupe en bande où les informations peuvent être encore lisibles. Vous n’avez donc aucune inquiétude à avoir quant au risque de voir vos informations personnelles divulguées.
Il réussit également à détruire les trombones et agrafes, vous n’avez pas besoin de les enlever avant de passer à la destruction. Sa fonction annulation vous permet de décoincer les papiers qui se retrouvent coincés dans la machine, vous n’avez qu’à mettre l’interrupteur sur la fonction annulation. Il possède une capacité de 14l qui recueille assez de papiers détruits.
Le destructeur de document Amazon Basics offre plusieurs niveaux de protection de données par différents modèles de destruction des documents.
La découpe du papier est faite en bandes assez longues, elle est adéquate pour une simple destruction de documents. La largeur de coupe est de 0,65 cm.
La coupe croisée détruit le papier en des morceaux croisés, elle est beaucoup plus sécurisée que la destruction en bandes. La largeur de la coupe est de 0,56 × 4,68 cm
La destruction en micro coupe est le type de destruction le plus élevé, car il détruit le papier en de petits morceaux ressemblant à des confettis. La largeur de la coupe est de 0,40 × 1, 19 cm.
Il est muni d’une protection thermique empêchant les surchauffes et puis il y a possibilité d’annulation manuelle pour résoudre les problèmes de bourrage de papier. Accessible dès 43,99€.
Fellowes 62MC 4685201
Ce destructeur est idéal pour détruire les documents hautement confidentiels, car après fait, les bouts de papier sont difficiles à rassembler et à lire. Il détruit jusqu’à 10 feuilles en confettis de 3 × 10 mm, donc plus de 2000 morceaux par papier A4. Il est doté de verrouillage sécurité pour empêcher un accès étranger. Sa corbeille a une capacité de 19l, donc ne nécessite pas une vidange fréquente.
Grâce à la fenêtre, vous pouvez vérifier le niveau de remplissage de la corbeille. Il détruit les agrafes, les trombones et les cartes de crédit. Vous pouvez vous en procurer sur Amazon à 122,99€.
Rexel Auto 60 X
Ce destructeur est bien plus efficace que ceux habituels. Il a la capacité de détruire jusqu’à 60 feuilles de façon automatique, mais juste 5 de façon manuelle. Vous pouvez donc économiser du temps en regroupant les papiers par lot de 60 afin de les détruire en une seule fois. Vous ne serez plus obligé de rester à côté de l’appareil et vous pourriez vaquer à d’autres tâches. Sa corbeille de 15 litres est munie d’une fenêtre qui permet de voir et de surveiller le niveau de remplissage.
Il détruit non seulement les documents papier, mais aussi les cartes de crédit, les agrafes, les trombones. Il évite les bourrages, en effet il advient que les papiers se bloquent dans une partie de l’appareil, grâce au mécanisme de déblocage, les papiers sont débloqués et l’appareil continue son opération. Sur Amazon, il est à 126,13 €.
Un destructeur de documents est un appareil indispensable à avoir surtout dans les entreprises afin de protéger les informations importantes des personnes. Son choix doit se faire de façon judicieuse pour une utilisation optimale d’où l’importance des critères de choix.